Um organisiert und erfolgreich bzw. produktiv im Leben sein zu können, egal ob im beruflichen oder privaten Umfeld, ist eine Sache von besonderer Bedeutung:
Prioritäten setzen.
Ich darf hier kurz einen Schwank aus meinem Leben erzählen: Ich gehe davon aus, dass jeder schon mal ein Mitarbeitergespräch oder auch Feedback Gespräch mit seiner Vorgesetzten hatte. Im Grunde spricht man über einen gewissen Zeitraum, welchen man im Unternehmen tätig ist (dies kann ein Jahr sein oder nur einige Monate) und bespricht was erfolgreich und gut gelaufen ist und wo man sich selbst noch verbessern kann und in welchen Bereichen Optimierungen möglich und erstrebenswert sind. Kurz gesagt: Man unterhält sich über Geschehenes und bespricht auch zukünftige Vorgehens- und Arbeitsweisen bzw. mögliche Entwicklungen.
Vor vielen Jahren bin auch ich bei einem meiner Mitarbeitergespräche gesessen und wir haben über meine Arbeit der letzten Monate gesprochen. Ich war natürlich überglücklich, dass meine Arbeit und mein Einsatz gelobt wurden. Zum Schluss gab mir meine Vorgesetzte eine guten Rat mit: “Du musst deine Prioritäten richtig wählen, um noch mehr erreichen zu können.”
Ich muss gestehen, diese Aussage hat mich in den darauffolgenden Tagen und sogar bis heute schwer beschäftigt. Einerseits bin ich davon ausgegangen, dass ich produktiv arbeite und vollen Einsatz zeige. Andererseits weiß ich heute, dass dies nicht das gleiche ist, wie Prioritäten richtig zu setzen. Man kann unzählige Aufgaben in einer Stunde schaffen, aber die Frage ist: Waren dies die wichtigsten To Do’s und bin ich dadurch wirklich weiter gekommen?
Wie gehe ich nun vor um meine Prioritäten richtig zu setzen?
Ich kenne es selbst nur zu gut, dass man lieber mit den Aufgaben startet, die einem leicht fallen, bei denen man ganz genau weiß, wie man an die Sache heran geht und die wahrscheinlich auch mehr Spaß machen als andere Bereiche. Trotzdem müssen diese anderen Aufgaben auch erledigt werden und irgendwann steht man an und fühlt sich müde, antriebslos und vielleicht sogar etwas genervt, weil es immer noch nicht erledigt ist.
Ich darf Dir einen Tipp mitgeben, den ich selbst versuche so gut wie möglich einzuhalten. Und weißt Du warum? Ich verspreche Dir, dass Du glücklich, zufrieden und auch stolz auf Dich bist, wenn Du die hohen Prioritäten erledigt und geschafft hast. Es fühlt sich einfach befreiend an und Deine Energie ist bestimmt noch ausreichend vorhanden um auch alle anderen, nicht so dringenden Aufgaben, anzugehen und fertig zu stellen.
Und so geht’s:
- Nimm Dir die Zeit, (wenn möglich sogar gleich in der Früh oder am Vorabend für den darauffolgenden Tag) setz Dich hin und notiere alles was Du erledigen musst.
- Im Anschluss wähle die maximal 3 – 5 wichtigsten To Do’s aus und priorisiere diese mit den Zahlen 1 bis 5.
- Starte mit der am höchsten priorisierten Aufgabe und erledige diese ohne wenn und aber. Sei konzentriert, lass Dich nicht ablenken und fange einfach damit an.
Nun erledigst Du Deine Aufgaben step by step. Und? Wie fühlt es sich an?
Diese Vorgehensweise kannst Du natürlich noch ausweiten und für zukünftige Aufgaben vorbereiten. Es gibt auch nächste Woche To Do’s, welche Du wahrscheinlich erst dann erledigen musst. Du kannst dir also auch Abschnitte in Deiner Prioritätenliste machen:
- HEUTE
- MORGEN
- NÄCHSTE WOCHE
Ergänze auch Deine Aufgaben, die nicht so wichtig sind. Denn erledigt müssen diese ja auch werden. Mit Farben arbeiten kann zusätzlich motivierend wirken. Versprich mir aber, dass Du Deine Aufgaben mit hoher Priorität nicht bis zum letztmöglichen Zeitpunkt aufschieben wirst. Damit machst Du Dir nur selbst Druck und genau das wollen wir ja vermeiden.
PRO-Tipp: Notiere Dir am Beginn der Liste 3 Dinge auf die Du dich an diesem Tag freust. Dies kann dein selbst gemachtes gutes Abendessen sein, deine Sporteinheit oder einfach das spannende Buch, welches Du am Abend weiterlesen wirst.
Auch dies kann deine Motivation in die Höhe treiben und Dich beim erledigen deiner To Do’s beschleunigen.
Hier kannst Du Dir auch unsere Vorlage für deine Prioritätenliste herunterladen. Viel Spass und Erfolg beim Einsetzen:
Eure Julia
PS: Wenn Du Dich detaillierter einlesen möchtest, kann ich Dir diesen Artikel über das Eisenhower Prinzip empfehlen.
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